Как CRM Основа автоматизировала массовые выплаты
“
Кейс логистической компании «Мувер».
Ручные процессы занимали большую часть рабочего времени
В процесс были вовлечены сразу несколько ролей: менеджеры собирали документы со своих исполнителей, а бухгалтер отдельно занимался выплатами и проверками.
Сотрудники вели учет в таблицах, формировали реестры, проверяли данные и контролировали статусы. Отдельной проблемой стало отсутствие прозрачности.
Нельзя было быстро понять:
Это создавало риск доначислений и штрафов.
Сотрудники вели учет в таблицах, формировали реестры, проверяли данные и контролировали статусы. Отдельной проблемой стало отсутствие прозрачности.
Нельзя было быстро понять:
- сколько уже выплачено конкретному исполнителю
- не превышен ли лимит самозанятого
- есть ли у него актуальный статус
Это создавало риск доначислений и штрафов.
Мы предложили компании перейти на CRM и полностью пересобрать процесс выплат
Первое, что мы сделали — убрали ручную работу из ключевых операций.
Теперь все выплаты формируются через систему: реестры собираются автоматически, а договоры, акты и чеки создаются и хранятся в одном месте. Выплаты привязаны к заданиям, поэтому деньги всегда связаны с выполненной работой.
Но ключевой эффект был не только в автоматизации.
Система проверяет статус самозанятого перед каждой выплатой.Если исполнитель утратил его — платеж просто не пройдет, а система покажет ошибку.
Точно так же работает и контроль лимитов: если он превышен, система не даст провести выплату.
Это полностью исключает риск случайных нарушений и доначислений.
Дополнительно мы реализовали механизм налоговой копилки. Часть средств автоматически резервируется под уплату НПД, и компании не нужно контролировать это вручную.
Отдельный блок был связан с юридическими требованиями. В системе появился интерфейс, который показывает, является ли исполнитель гражданином ЕАЭС. Отдельно в справочнике можно просматривать статус подачи уведомлений в МВД о работе с самозанятыми. Это упростило контроль и снизило риски нарушений.
Теперь все выплаты формируются через систему: реестры собираются автоматически, а договоры, акты и чеки создаются и хранятся в одном месте. Выплаты привязаны к заданиям, поэтому деньги всегда связаны с выполненной работой.
Но ключевой эффект был не только в автоматизации.
Система проверяет статус самозанятого перед каждой выплатой.Если исполнитель утратил его — платеж просто не пройдет, а система покажет ошибку.
Точно так же работает и контроль лимитов: если он превышен, система не даст провести выплату.
Это полностью исключает риск случайных нарушений и доначислений.
Дополнительно мы реализовали механизм налоговой копилки. Часть средств автоматически резервируется под уплату НПД, и компании не нужно контролировать это вручную.
Отдельный блок был связан с юридическими требованиями. В системе появился интерфейс, который показывает, является ли исполнитель гражданином ЕАЭС. Отдельно в справочнике можно просматривать статус подачи уведомлений в МВД о работе с самозанятыми. Это упростило контроль и снизило риски нарушений.
Что изменилось?
- Менеджеры перестали тратить время на сбор документов, а бухгалтер — на ручную обработку выплат
- До 90% времени сотрудников освободилось от рутинных операций
- Финансовые процессы стали прозрачными, а риски ошибок и злоупотреблений практически исчезли
- Команда сосредоточилась на своих ключевых функциях и развитии бизнеса
Фактически, мы помогли им превратить сложный и рискованный процесс в управляемую систему, которая масштабируется вместе с компанией.